المحتويات
صفات السكرتير الناجح ليست مبالغة عندما يقال إن السكرتير الجيد هو أداة لنمو الشركة بأكملها لأن هذه الوظيفة هي الرابط الرئيسي بين الإدارة والإدارة التي يمثلها صاحب العمل أو الرئيس. إنها شركة عامة تدرك فريق عملها وموظفيها ورؤيتهم لثقافة الشركة واتجاهها المستقبلي ، ولكنها موجودة أيضًا في كل مجال تقريبًا ، بما في ذلك الاقتصاد والسياسة والهندسة والتجارية. نظرًا لأهميته ، يقوم الموقع فكرةي بفحص أهم خصائص السكرتير الناجح.
ما هي واجبات ومسؤوليات السكرتير؟
تتمثل المهام الرئيسية للسكرتير أو المساعد الإداري – كما يطلق عليه – في جدولة الاجتماعات ، وتحديد أولويات المهام ، وتقديم الدعم الشخصي للموظفين وأيضًا توجيه المكالمات الهاتفية ، وبما أن هذه وظيفة تحتاج إلى مجموعة متنوعة من المهارات الشخصية والعملية. يجب أن يكون المالك موظفًا ذا قيمة.[1]
صفات السكرتير الناجح
يميزها السكرتير الناجح بخصائص مهنية وشخصية معينة يمكن أن تلبي متطلبات هذه الوظيفة متعددة المهام ، خاصة أنها من النوع الذي يتطلب مراقبة مستمرة لمتطلبات العمل والموظفين الطارئة. الصفات الأكثر تميزًا للسكرتير الناجح هي:
تحرير جيد
يحتاج السكرتير إلى أن يكون قادرًا على تنفيذ نظام صحيح للمهام اليومية الأساسية والثانوية ويعرف السكرتير ذو الخبرة كيفية تصميم أنظمة جيدة وبسيطة لتوفير النظام الصحيح الذي يوفر الوقت والجهد اللازمين لإكمال الوظيفة. سواء كانت المهمة تتم من خلال الورق أو الكمبيوتر ، فإن التنظيم مهم بشكل خاص عند جدولة المواعيد أو إدارة جداول المديرين التنفيذيين أو ترتيب الأحداث والاجتماعات.
احتفظ بملاحظات دقيقة
دائمًا ما تظهر المعلومات المهمة للشركة ومدير الأعمال في الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية ، ويعرف السكرتير الناجح كيفية الاحتفاظ بملاحظات تفصيلية حول ما يحدث ، مثل التوقيت المحدد ، وتوصيات الشركة ، وما إلى ذلك ، بحيث يمكن الاطلاع عليها. في وقت لاحق. معلومات الطوارئ للإدارة ، إلخ.
لديه مهارات تواصل
يقال إن السكرتير الناجح هو البوابة والمتحدث باسم الشركة ، لذلك يجب أن يتمتعوا بمهارات اتصال ممتازة ، خاصة عند التواصل مباشرة مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء ، والقدرة على تكوين الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني القصيرة والمكالمات الهاتفية.[2]
الإدارة وحل المشكلات
في كثير من الحالات ، يتعرض السكرتير بشكل خاص لضغط العمل من ظهور مشاكل إدارية أو مشاكل مع موظفي الشركة أو العملاء ، وبالتالي يجب أن يكون لديه القدرة على حل هذه المشاكل وتوجيهها لتسهيل الأمور. تتعامل الإدارة معهم لأن هناك قضايا تتطلب جدولة مواعيد الطوارئ أو التعامل مباشرة مع أصحاب القضية.
القدرة على الكتابة
قد يبدو الأمر وكأنه صفة واضحة ، لكنها سمة ضرورية للغاية لوظيفة السكرتارية. يجب أن تتميز السكرتيرة الجيدة بالقدرة على الكتابة بتوازن واسع في اللغة يسمح لها بإدارة الكلمات والمعاني والالتزام بالقواعد النحوية يتحقق من صحة القواعد. جودة الشركة بالإضافة إلى القدرة على الكتابة بسرعة ولأن معظم واجباتهم عبارة عن رسائل مكتوبة ورسائل بريد إلكتروني ومراجعة العقود وما إلى ذلك. بخصوص هذه المهارة.[3]
توقع الاحتياجات العاجلة
يتميز السكرتير الناجح بالقدرة على توقع ما قد يكون مطلوبًا في المستقبل في حالة الطوارئ حتى لا يكون هناك نقص مفاجئ في الموارد أو الأعمال التي تسبب خسائر كبيرة.
لديهم مهارات فنية
خاصة في هذا العصر ، يحتاج السكرتير إلى مستوى جيد من المهارات الفنية الأساسية مثل التعامل مع برامج Microsoft Office ، وفي بعض الأحيان تتطلب بعض مهن السكرتارية معرفة سطحية أو قوية ببرامج Adobe بالإضافة إلى القدرة على تصفح المصادر الموثوقة وإجراء العمل . مصادر.
اقرأ أيضًا: التخصصات الأكثر طلبًا في المملكة العربية السعودية 2030
ما هو المسار الوظيفي لمهنة السكرتارية؟
لا تعتبر أعمال السكرتارية مهنة منفصلة في حد ذاتها ، ولكنها تستخدم في العديد من المهن ، خاصة في التعليم والاقتصاد والهندسة ، إلخ. أي إذا جاءت وظيفة السكرتير بعد التخصص في الوظيفة ، فإنها تعتبر درجة مهنية يمكن ترقية حاملها إلى أن يكون مساعدًا إداريًا أو منسقًا إداريًا أو مساعدًا تنفيذيًا ويمكن أيضًا أن يكون مدير مكتب ومعه. مع تزايد أهمية هذه المهنة ، ظهر تخصص في هذه المهنة في المعاهد والجامعات.
اقرأ أيضًا: كيف أعرف الدورة الجامعية المناسبة لي؟
أنواع وظائف السكرتارية
تولي الشركات ومنظمات العمل أهمية كبيرة لعمل السكرتير لأهمية منصبه ، والذي يعتبر أيضًا جسرًا بين الإدارة والموظفين والعملاء ، والسكرتير الناجح له تأثير كبير في زيادة الإنتاجية وتعزيز بيئة إيجابية داخل الدولة. شركة. هناك أنواع رئيسية يمكن أن تندرج في نطاق مهنة السكرتارية من خلال إدارة الوقت والمواعيد وترتيب الواجبات والميزانيات ويمكن تصنيفها على النحو التالي:[4]
- السكرتير التنفيذي: يُعرف أيضًا باسم المساعد الإداري أو التنفيذي ، ومن أكثر واجبات السكرتارية شيوعًا العمل الكتابي والتنظيمي ، وتنظيم المواعيد والمكالمات ، وكتابة التقارير ، والإشراف على الموظفين كممثل للإدارة. .
- سكرتير المكتب: تعتبر هذه الوظيفة أيضًا من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا وتتناول استخدام المعدات المكتبية مثل أنظمة التصوير والهاتف وإدارة قواعد البيانات والمراسلات والعروض التقديمية مع أصحاب العمل.
- السكرتير القانوني: يظهر هذا النوع في مكاتب المحاماة أو شركات المحاسبة القانونية ، وتتمثل واجبات السكرتير في إعداد الوظائف الكتابية والتقارير والمستندات القانونية وإعدادها للعرض في المحكمة أو أمام العملاء.
- السكرتير الطبي: يظهر هذا النوع في المؤسسات الطبية كالمستشفيات والعيادات ، ومن أهم واجبات السكرتير جدولة المواعيد مع المرضى وإجراءات ملء الاستمارات والسجلات الطبية.
المهارات الأساسية لسكرتير ناجح
يجب أن يتمتع السكرتير بعدد من المهارات الأساسية التي تمكنه من التميز في منصبه والوفاء بمتطلبات المهنة بشكل فعال ، ومن أبرز المهارات الشخصية والمهنية التي يحتاجها السكرتير الناجح:[5]
- الاتصال الشفوي والكتابي.
- المهارات الفنية وبرامج الكمبيوتر.
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
- التفاوض الفعال.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- حل المشاكل.
كيف تصبح سكرتيرة ناجحة؟
ليس هناك شك في أن بناء أساس قوي لشركة ناجحة يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتيرة ناجحة يمكنها إدارة مجموعة متنوعة من المهام بشكل صحيح ، ولكي تكون سكرتيرة ناجحة في أي مجال مهني ، يجب أن تتمتع بالمؤهلات التي تمتلكها بالفعل. النزاهة والأمانة المذكورة بالإضافة إلى السمة المطلوبة ، لأن السكرتير يعتبر البوابة الرئيسية للمعلومات الواردة إلى الإدارة وصاحب الأعمال ، وهناك سمات أساسية أخرى مثل تطوير الخطط التنظيمية للأعمال ومهارات حل المشكلات. • أهم مهارة هي أن تنمو وتتعلم باستمرار ، حتى لو تطلبت تعلم مهارة فنية أو شخصية جديدة ، ومواكبة كل ما هو جديد يحدث في العمل.
اقرأ أيضًا: هل خبرة إدارة المكاتب لها مستقبل؟
وصلنا إلى نهاية مقالنا حول مؤهلات السكرتير الناجح ، والذي قيمنا فيه تعريف هذه المهنة وأهميتها وأهم الميزات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح. عرض موجز للمسار الوظيفي وأنواع السكرتارية والمهارات المطلوبة.
المعلق
- إنديد.كوم ، الوصف الوظيفي للسكرتير ، 23.01.2021
- pagepersonnel.com.tr ، أشياء يجب القيام بها لتكون سكرتيرًا ناجحًا ، 23.01.2021
- Kariyertrend.com ، ما هي صفات السكرتير الصالح 23.01.2021
- Learn.org ، ما هي أنواع السكرتير المختلفة ، 23.01.2021
- edoxitraining.com ، أفضل المهارات للنجاح على جميع المستويات كسكرتير ، 23.01.2021