قد يجهل الكثيرون أهمية منصب مدير المكتب أو المدير ويعتبرونه من المناصب الرسمية وغير الأساسية في المؤسسة أو الشركة، ولكن هذا غير صحيح، لأن مدير المكتب متخصص في تنفيذ العديد من المهام المهام الهامة المتعلقة بخطط الإنتاج والتطوير كما يساعد في تنظيم المواعيد وينوب المدير في العديد من المهام
مدير مكتب
- مدير المكتب هو الشخص الذي يمثل أعلى مسؤول في المنظمة وينوب عنه في العديد من المهام.
- ويشترط في مدير المكتب أن يكون لديه معرفة وفهم واسعين لجميع الأعمال التي تتم داخل أقسام المنظمة وأن يكون لديه إجابة على كل سؤال يوجه إليه.
- مدير المكتب هو البوصلة التي تحرك الشركة، لذلك يجب أن يتمتع بالخبرة الكافية التي تساعده على أداء هذا الدور.
- يتأكد مدير المكتب من أن الجهة أو المؤسسة تعمل بأفضل شكل ممكن لتحقيق أعلى مستوى ممكن من الجودة.
- كلما اتسعت أنشطة المكتب أو المؤسسة، كلما زادت مهام وأدوار مدير المكتب.
المهام الإدارية لمدير المكتب
يقوم مدير المكتب بعدد من المهام الإدارية الهامة والتي يمكن أن تقتصر على:
- التحقق من البريد الإلكتروني للمسؤول وتنظيم المعاملات اليومية وتوزيع المسؤوليات لضمان عدم توقف العمل.
- تقييم المعاملات اليومية وعرض المعاملات المهمة على المسؤول لاتخاذ القرار بشأنها.
- إدارة الأعمال المكتبية.
- تلقي أوامر وتعليمات المسؤول وصياغتها بالشكل المناسب قبل توزيعها على الجهات المختصة للبدء في تنفيذها.
- وضع المخططات التنظيمية التي تساعد في التنسيق مع مدراء الإدارات المرتبطة بالمسؤول.
- – القيام بالاتصالات اليومية اللازمة لتنظيم العمل واستقبال المكالمات المهمة والرد عليها.
- إعداد وتنظيم جداول الميزانية الخاصة بالمكتب.
- مناقشة مشاكل العمل مع مدراء الأقسام والعمل على حلها دون إشراك المسؤول.
- المشاركة في تطوير الهياكل التنظيمية وإبداء الرأي عند تعيين الموظفين في الإدارات المختلفة.
- الإشراف على كافة الأمور المتعلقة بالمكتب وتنفيذ عمليات الصيانة الخاصة به.
- تنظيم ومراجعة برامج التأمين الصحي لجميع العاملين في المؤسسة.
- تحديث الأنظمة المكتبية أو الإدارية ومراقبة عملها.
- المشاركة في اللجان الإدارية.
- وضع أجهزة السلامة والأمن في المكتب.
- استغلال الفرص وتطويع كافة الموارد لزيادة كفاءة المكتب والهيئة بأكملها.
- المشاركة في عمليات التخطيط الاستراتيجي للإدارة والهيئة.
:-
واجبات مدير مكتب المدير
يقوم مدير المكتب بعدد من المهام المتعلقة بالمسؤول، منها:
- تنظيم المواعيد للمسؤول.
- تنظيم واجبات المسؤول حسب وقته وجدول عمله اليومي.
- تنظيم المقابلات الرسمية خارج الهيئة.
- اقرأ البريد الإلكتروني للمسؤول بشكل منتظم ودوري وقدم الإلهام للمسؤول لمراجعته.
- تنظيم كافة الاستشارات الإدارية للمديرين في الإدارات المختلفة وتقديمها للمسؤول في الوقت المحدد.
- تنظيم الدراسات والإحصائيات التي يوجه المسؤول الوحدات والإدارات المختلفة بتنفيذها.
- تنظيم مواعيد الاجتماعات وحضورها ورفع التقارير عنها متضمنة النتائج والملاحظات.
- إعداد التقارير المتعلقة بمستوى الإنتاج وأداء العاملين في مختلف القطاعات والإدارات.
- تنظيم مواعيد سفر المسؤول للعمل حسب الأهمية.
- تمثيل المسؤول في بعض الاجتماعات والمقابلات.
- استقبال ضيوف المسؤول وإحضارهم لمقابلته بطريقة منظمة.
- الاعتذار عن عدم حضور المسؤول وبالنيابة عن بعض اللقاءات والمقابلات.
- مرافقة المسؤول في جميع الندوات والمؤتمرات والحفلات الرسمية وتقديم التقارير عنها لتوضيح أهم جوانبها.
مهام مدير المكتب المتعلقة بالمرؤوسين
- الإشراف على العاملين في مجال السكرتارية والعلاقات العامة وتقسيم العمل وتوزيع الاختصاصات بينهم.
- متابعة حصول كافة موظفي الشركة على الدورات التدريبية اللازمة.
- تنظيم العمل والمهام للموظفين في المكتب والإدارات التابعة له.
- تقييم أداء موظفي المكاتب ومراقبة إنتاجيتهم.
- يصبح مدير المكتب همزة الوصل بين الموظفين والمسؤول ويساهم في شرح مشاكلهم وسماع أصواتهم.
- يقوم مدير الكتاب باختيار موظفين مختلفين من بين الموظفين ويرشحهم للحصول على المكافآت.
:-
شروط اختيار مدير المكتب
كما ذكرنا لكم فإن مدير المكتب يقوم بالعديد من المهام ويشرف على العديد من القطاعات، لذلك يجب أن تتوفر فيه هذه الشروط:
- أن يكون لديه خبرة عملية لا تقل عن 10 سنوات في مجال “السكرتارية والعمل الإداري والموارد البشرية”.
- أن يكون مؤهلاً أكاديمياً بما يتناسب مع تخصصات ومجالات عمل الوظيفة.
- أن يتقن لغة أجنبية أخرى بالإضافة إلى لغته الأم.
- يجب أن يكون لديك مهارات القيادة وإدارة الفريق.
- يجب أن يتقن استخدام البرامج والتطبيقات.
- أن يجيد أرشفة البيانات وتخزينها.
- ويجب أن يكون متابعاً جيداً وأن يكون قادراً على فهم مديره والأسلوب الذي يتعامل به معه.
- أن يكون جيدًا في كتابة الرسائل والتقارير.
- أن تتمتع بمهارات كبيرة في…
- أن يكون متحدثاً ولديه القدرة على التواصل الجيد مع الآخرين.
- للحفاظ على سرية الأعمال.
- أن يكون حسن السيرة ولديه القدرة على حل المشكلات.
- يجب أن تكون قادرًا على حل النزاعات وإيجاد الحلول.
- يجب أن يتعلم مدير المكتب كيفية التحكم في العواطف والتحكم فيها بنفسه.
- يجب أن يبدو مدير المكتب أنيقًا وجيدًا.
اقرأ المزيد:-