ومن المعروف أن الخطاب الرسمي يُكتب بشكل معين وبأسلوب لائق لا ينبغي أن ينكسر، حتى لا يكون خطأ ويضع الموظف (الذي كتبه) في موقف محرج.
نموذج رسالة رسمية للمدير
ولذلك يجب عليه أن ينتقي كلماته قدر الإمكان ويعطيها إحساساً بالاحترام والشكليات، حتى تتاح له الفرصة لقبول ذلك الطلب.
بسم الله الرحمن الرحيم
“موضوع التحدث”
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد. أستاذ/……………………………….
عضو مجلس …………..
تحياتي ثم…
أتوجه إلى سيادتكم بخالص تحياتي وأتقدم إلى سيادتكم بطلب… “خذ الطلب أو الغرض من الرسالة مع كتابة أسباب الطلب”.
أقول لكم أن رقم وظيفتي هو ……… ويشرفني العمل تحت إدارتكم من يوم ….. الموافق …. / …./ ….. وحتى الآن أرجو من سيادتكم الموافقة على الطلب المذكور مع خالص شكري وتقديري.
أرجو أن تتقبلوهم مع فائق الاحترام.
تم تحريره في ….. الموافق …/ …./ …………
مقدمة لك
الاسم: ………………………………….
رقم الهاتف المحمول: …………………………………
التوقيع : …………………………….
يرسل الموظف طلبه وينتظر الرد من المديرين بالقبول أو الرفض، وذلك من خلال مراجعة أسبابه الواردة في الرسالة.
مع العلم أنه لا يوجد تنسيق محدد للرسالة، فقد يختلف الغرض من إرسالها حسب المحتوى. لذلك، من الممكن اتباع التنسيق الأساسي وتغيير جوهر الموضوع.
ولا يفوتك أيضاً:
نموذج رسالة إلى المدير العام لزيادة الخصم
هناك حالات يشهد فيها الموظف بعض الإساءات غير العادلة، ربما من المدير المباشر. .
إما أن هذا يعتبر إساءة غير مقبولة للموظف، أو يتم شرح الحالة عن قرب للموظف بأن الخصم وقع في منصبه لبعض الأسباب… وأوضح له ذلك.
وفي كل الأحوال يجب أن تكون صيغة الرسالة الرسمية الموجهة إلى المدير في هذه الحالة خالية من العواطف أو العبارات القاسية. يجب على الموظف الالتزام بالشكليات والاحترام.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد مدير عام …………….
تحياتي ثم..
أتقدم إليكم بهذه الرسالة لأطلب فيها إعادة النظر في الغرامات المفروضة علي من قبل رئيس القسم (……….) السيد (…………….) إلى (……………..) .) خصم قيمة الخصم) بطريقة تعسفية وغير عادلة، ورغم أنني ارتكبت كافة المخالفات القانونية، وأرجو عطفكم وعدالتكم، إذا كنتم أهلاً لحل هذه الحالة.
ومرفقاً كافة الأدلة التي تشير إلى التعسف في فرض هذه الأحكام.
تقبلوا تحياتي واحترامي.
ارسلت لك…
في التاريخ //
إمضاء…………..
يجب على كل موظف في مؤسسة حكومية أو خاصة معرفة صيغة رسالة رسمية إلى المدير العام أو المباشر لأغراض مختلفة، مثل الحالات التي يكون فيها الراتب قابلاً للخصم دون سبب.
نموذج رسالة إلى المدير يطلب إجازة مرضية
وصيغة أخرى، تشبه رسالة رسمية إلى المدير، يمكن إرسالها من قبل أي موظف يرغب في الحصول على إجازة مرضية لمدة معينة بسبب ظروف طارئة تمنعه من ممارسة عمله أثناء مرضه.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته……..
السيد السيد ………… مدير عام شركة ………..
بعد التحية
أود أن أتقدم إليكم بطلب الموافقة على منحي إجازة مرضية (مدفوعة الأجر غير مدفوعة الأجر) لمدة (…….) يوم واحد لإجراء الفحوصات الطبية وإجراء عملية جراحية مقررة في يوم ……… .. بتاريخ / / هجري بعد أن قرر أحد الأطباء في مستشفى ………….. ضرورة إجراء هذه العملية في أسرع وقت ممكن.
المرفقات:
خطاب المستشفى.
نسخة من الاختبارات المطلوبة.
الوقت اللازم للتعافي من الجراحة.
أرجو أن تتقبلوا تحياتي الحارة.
ارسلت لك…
تاريخ // هجري
التوقيع:
هذا مع التأكد من إرفاق الأوراق التي تثبت الحالة الطبية، لأنها لا غنى عنها في هذا النوع من قوالب الرسائل الرسمية للمدير، ولا يفضل أن تحتوي على عبارات مبالغ فيها.
نموذج شكوى لمدير التربية
يمكن لأي موظف إرسال شكوى بخصوص أمور مختلفة يعتقد أنه تعرض لمعاملة غير عادلة وأنه لا يستحق ذلك… كما هو الحال مع إرسال عقوبة إنذار للمعلم.
إلى سعادة مدير إدارة التعليم بالمنطقة…حفظه الله
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
بتاريخ ….. تم فرض غرامة إنذار عليّ بسبب عدم قيامي بالواجبات الموكلة إلي ….. كما هو منصوص عليه من قبلكم في المذكرة المؤرخة ….. وأن هذا القرار كان غير عادل بالنسبة لي، فقد بادرت إلى لتقديم شكوى ضدها خلال الأجل القانوني للأسباب التالية:
ولم يتم إبلاغي بهذه المهمة سواء كتابيًا أو شفهيًا.
في التاريخ المذكور أعلاه كنت في إجازة عادية/مرضية.
أطلب قبول الشكوى وإلغاء الغرامة التحذيرية الصادرة ضدي. أشكرك وأقدر ذلك.
الموظف المشتكي/
صيغة الرسالة الرسمية إلى مدير التعليم لا تخلو من الإطار الرسمي هنا.
ولا يفوتك أيضاً:
مثال على خطاب شكوى رسمي
يمكن للموظف في أي شركة أن يرسل رسالة إلى مديره يشكو فيها من أمر ما، على سبيل المثال إذا تم نقله إلى مكان عمل آخر ولا يناسب وضعه الاجتماعي.
ولذلك يحتاج الموظف بصيغة خطاب رسمي إلى مدير الجهة التي يعمل بها للنظر في شكواه.
التاريخ/
مرسل/
تحياتي وبعد ذلك
مدير المؤسسة في الحكومة/
لقد وجدت في معاليكم الحرص الدائم على المصلحة العامة للإدارة ومصالح العاملين فيها، وهذا ما أرجعه إليه في شكواي التي تقدمتم بها. حيث مكثت لسنوات عديدة، إلى مكان آخر بعيد عن مكان إقامتي.
أنا أب لأطفال وزوجتي ماتت، وهذا ما هو مكتوب في أوراقكم، ونقلي من مكان عملي الذي كان قريباً من منزلي إلى مكان آخر أبعد سيخلق مشاكل كثيرة على كتفي، نفسياً ومادياً، خاصة عندما أصل في الصباح الباكر كل يوم.
ولذلك أرجو منكم قبول شكواي والنظر في القرار بتعديله أو إلغائه بما يتناسب مع مصلحة الإدارة. لقد أرفقت شكواي بالمستندات اللازمة.
أرجو أن تقبلوني
التوقيع/
نموذج رسالة رسمية لمدير المدرسة
إذا أراد أحد الوالدين إرسال خطاب إلى مدير مدرسة الطفل كوسيلة للتواصل معه لتوضيح أمر ما، فهو ليس محصناً من اتباع الصيغة المقبولة لنموذج الخطاب الرسمي.
تاريخ اليوم/
المرسل/____ ولي أمر الطالب/____ في الفصل/______
الى السيد مدير المدرسة الابتدائية الفاضل
أقدر كل الجهود التي يبذلها مديرو المدارس في المدارس، وخاصة تلك المدارس التي تسعى إلى التحسين والتطوير الدائم، وقد لاحظت ذلك بنفسي في الفترة الماضية.
ولهذا أردت أن أعلمكم أن هناك ما لاحظته على أبنائي الملتحقين بمدرستكم وهو أنهم لا يجدون المدرسة لممارسة الأنشطة الرياضية والفنية.
وكان انطباعهم عن المدرسة إيجابياً تماماً باستثناء هذا الجانب الذي أعتقد أن المدرسة هي المؤسسة الأولى للطالب ولا تخلو من كل ما يحتاجه وهو في تلك المرحلة التعليمية المبكرة.
لتحسين المهارات الفنية والفكرية والجسدية للطالب، أتمنى أن تقبلوا اقتراحي المتواضع.
ولكم منا كل الاحترام والتقدير
يقدمه لكم المهندس في الشركة
رقم الجوال/ البريد الإلكتروني/
إمضاء:
ومن الأفضل أن تكون الرسالة مكتوبة مع المرسل، مع مراعاة أي أخطاء إملائية أو نحوية، وتجنب الرسومات والنقوش والحرج اللفظي.
ولا يفوتك أيضاً:
كيفية كتابة خطاب رسمي
ولا شك أن الخطاب الرسمي يختلف في محتواه عن الخطاب الشخصي.
- بما في ذلك تاريخ كتابة الرسالة والاسم والتوقيع.
- تبدأ الكلمة بالبسملة وكلمة تحية وتقدير للمخرج.
- يجب أن يكون نص الرسالة خاليًا من التفاصيل غير المهمة.
- يجب ألا تحتوي الرسالة الرسمية على أي بيان خارج الموضوع.
- لا تطيل جملك حتى تذكر الطلب.
- يجب أن تكون الرسالة خالية من الأخطاء النحوية أو الإملائية، مع مراعاة علامات الترقيم.
- اكتب الرسالة بلغة واضحة وموجزة.
- تجنب استخدام المصطلحات أو ما شابه ذلك.
- إذا كانت هناك أي مستندات مهمة، فيجب إرفاقها بالطلب.
- وأنهى الحديث بكلمات التحية والسلام.
وتتجلى أهمية الرسائل الرسمية للمديرين لأنها إحدى وسائل تواصل الجهات والمسؤولين مع بعضهم البعض.
بالإضافة إلى توفير الوقت والجهد المبذول على الموظف الذي يتوجه تحديداً إلى الجهة الرسمية لتقديم الطلب، فيمكنه إبلاغ نفسه كتابياً بما يريد وإرساله عبر إحدى الطرق الإلكترونية المتاحة.