في بعض الأحيان يحتاج العديد من الأشخاص إلى كتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية معينة، حول أشياء مثل تقديم طلب محدد أو الحصول على الموافقة عليه، أو لتلبية حاجة والتقدم أيضًا لوظيفة معلن عنها.
وفي هذه الحالات يجب على الشخص المطلوب منه الرسالة أن يلتزم بصيغة وشكل محدد لكتابة هذه الرسالة، فمن المعروف أن هذه الأنواع من الرسائل تكون رسمية إلى حد كبير وتتطلب مواصفات معينة.
كيفية كتابة خطاب رسمي
إذا طلب منا كتابة خطاب رسمي فلابد من الالتزام ببعض القواعد والتعبيرات المتعارف عليها داخل الدوائر الحكومية، ويمكننا عرضها في النقاط التالية:
كيفية كتابة رسالة
- وعلى العموم نبدأ بالتحية والتحيات مثل السلام عليكم ورحمة الله وبركاته تحية ودية وبعد.
- وفي نهاية الفقرة أذكر اسم الشخص أو الجهة الحكومية الموجهة إليها الرسالة.
- ثم نبدأ بكتابة موضوع الخطاب.
- نحن ملتزمون بالتأكد من أن المحتوى جاد ودقيق، وأن يكون موجزًا وواضحًا قدر الإمكان، حتى يسهل على القارئ فهم القصد من الخطاب.
- وينبغي تقسيمها إلى نقاط إذا كانت تحتوي على متطلبات مختلفة أو عناصر مختلفة.
- يتم كتابة عنوان الشخص أو الجهة الموجه إليها بالتفصيل حتى تصل الرسالة بالشكل الصحيح.
- وفي الختام نكتب تحية ودية وجزيل الشكر للجهة التي أرسلت إليها الرسالة، وفي الأسفل نذكر جملة (أرسلت إلى معاليكم..) ونتأكد من وضع التوقيعات والأختام للقبول.
خطوة بخطوة كتابة رسالة رسمية
إذا كنت تريد الكتابة، عليك اتباع عدة خطوات بسيطة، وهي كما يلي:
- عند البدء بكتابة رسالة رسمية، يجب عليك توضيح أي مصطلحات غامضة وغير واضحة مكتوبة في الرسالة.
- أن يفهم المرسل إليه ما هو مطلوب من الرسالة ويتمكن من تنفيذه.
- يجب على كاتب الخطاب أن يعتمد على العامل المقنع في محتوى كتابته، لأنه من أهم العوامل التي يجب توافرها.
- وإذا توفر هذا العامل فإن ذلك سيسرع في تنفيذ المطلوب.
- احرص على ترك مسافة بين كل كلمة في هذا الخطاب.
- إذا كانت الكتابة مكتوبة بخط اليد، فيجب كتابة كل كلمة وحرف مكتوب بشكل واضح حتى يسهل فهمه.
اكتب التحية في الرسالة
- التحية هي أهم عنصر يجب كتابته في بداية الرسالة.
- المقدمة الترحيبية تكون للمتلقي.
- ومن الضروري ترك مسافة من سطر ونصف إلى سطرين بين عنوان الرسالة وهذه التحية.
- يجب أن تكون التحيات جمل بسيطة ومعبرة.
- هناك العديد من العبارات والكلمات الجميلة التي تعبر عن التقدير والتحيات لكل فرد، وتناسب كل داعية سواء كان يخاطب جهة حكومية أو شخص معين.
يمكنك مشاهدة ما يلي:
ما الذي يجب مراعاته عند كتابة الرسالة إلى المكتب الوطني؟
هناك بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الرسمية، ومن أبرزها ما يلي:
- ويجب مراعاة مصداقية الكلام والمعلومات الواردة في الخطاب.
- الابتعاد عن الكلمات الجمالية والتعزيزات الإبداعية قدر الإمكان، وكذلك قراءة الأبيات الشعرية وعدم الخروج عن المضمون، والرجوع إلى مواضيع أخرى.
- ومن الضروري مراعاة الإيجاز في الكلام، مع الشرح وإيصال المطلوب بشكل جيد، ويعتبر هذا من أهم خصائص الكتابة الرسمية.
- يجب أن تترك الأسلوب العاطفي والشخصي، وتكتب بأسلوب جيد جدي في طلباتك الكلامية.
- ولا بد من مراعاة توزيع المواضيع فيه، وذكر الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة، وعدم تكرار الكلام.
- ويجب الإجابة على إجابة الرسالة بشكل متسلسل، أي يجب أن تكون الإجابة على كل نقطة مذكورة فيها على حدة.
- قبل أن يبدأ الكاتب في الكتابة، من الأفضل أن يعرف بعض المعلومات عن موضوع الخطاب، لأن ذلك يساعد على قبوله وقراءته بسهولة أكبر والرد عليه بسرعة.
- ومن الأفضل أيضًا أن تكون على دراية بالهدف من كتابة الرسالة، حتى يتمكن من إقناع القارئ بما تريد.
كيف أكتب خاتمة الكلام؟
- الخاتمة من أهم نقاط الخطاب التي يجب أن تكون موجودة فيه، ولا تصلح بدونها.
- اكتب الخاتمة على شكل سطرين بعد نهاية المحتوى.
- أن تحتوي على بعض الكلمات التي تشير إلى الشكر، والتي تعبر عن الشكر للجهة أو الدائرة الحكومية المرسل إليها الخطاب لقبوله.
- إن ذكر كلمات الشكر يعلم الشخص الذي يقرأ الرسالة أن طلبه أو غرضه من الرسالة قد اكتمل.
- ومثال ذلك عبارة (ولك كثير الشكر والتقدير) لأنها من أشهر العبارات المستخدمة في مثل هذه الرسائل.
متخصصون في كتابة الكلام
مثل هذه الرسائل الرسمية تحتاج إلى كتاب متخصصين وذوي خبرة لكتابتها، وهناك أشخاص لديهم قدرة عالية على كتابتها بشكل جيد وسريع، لأنهم يكتبون يوميا وفي كثير من الأحيان، وأول هؤلاء المتخصصين هم المحامون ورجال العدالة لأنهم أسرع من غيره في إرتجال هذه الرسائل وكتابتها بأسلوب مميز.
أنواع الرسائل الرسمية
ويجب أن ندرك أن هذه الخطابات مختلفة ومتعددة، ويمكن تلخيصها فيما يلي:
- رسالة رسمية موجهة من جهة حكومية إلى شخص معين للتحذير أو الإبلاغ عن أمر ما.
- موجة من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى لتنفيذ طلب محدد وتنفيذ أمر محدد أيضًا.
- وكذلك الرسالة التي يوجهها الشخص إلى جهة حكومية يرتبط بها باعتباره عاملاً.
- هناك صيغ وأشكال مختلفة لكل نوع من هذه الأنواع.
:-
نماذج الرسائل الرسمية
يجب عليك أولاً معرفة نوع الرسالة الموجهة، سواء كانت إلى جهة حكومية أخرى، أو إلى شخص محدد، وذلك لتحديد الشكل المناسب والصحيح للرسالة، وتحديد الصياغة المناسبة لها.
- يجب أن تكون الرسالة مكتوبة على ورق عادي أصفر أو أبيض، بدون رسومات أو نقوش، وألا تحتوي على شعارات حزبية أو أشكال أخرى.
- أما إذا كانت الكتابة على جهاز الموساد فالأفضل أن تكون بالوورد وأن تستخدم الخط Arial وحجم 16. أما إذا كانت مكتوبة بخط اليد فيفضل أن تكون باللون الأزرق للتمييز بين الكتابة الأصلية وصورتها بعد ذلك.
- يجب أن تكون المسافة بين السطور ما بين سطر ونصف.
- والأفضل أن يكتب الكلام في منتصف الورقة ويتجنب وضع خطوط أو حدود كالإطارات أو ما شابه.
أهمية كتابة الرسالة
- تعتبر الرسائل الرسمية من أفضل وسائل التواصل بين الجهات الرسمية والدوائر الحكومية، وكذلك بين الأشخاص وهذه الجهات.
- ويعمل على توفير الوقت والجهد والاستفادة من المسافة التي يستغرقها توصيل الرسائل والكلام بين جميع هذه الأطراف.
- ويمكن الاحتفاظ بها باعتبارها واحدة من أهم الوثائق العامة والقانونية التي يتم الرجوع إليها عندما تكون هناك حاجة لنفي أو إثبات بيان معين.
- وهي وسيلة سريعة تستخدمها جميع الدول للإعلان عن مشكلة ما، أو الإبلاغ عن مشكلة معينة.
- يمكن استخدام الخطب الرسمية في مواضيع اجتماعية أو سياسية.
- تعد رسائل العمل من أهم أنواع الرسائل الرسمية المستخدمة اليوم.
- ولا يقتصر استخدامه على موضوع معين، بل يستخدم في العديد من المواضيع المهمة جدًا المتعلقة بالجهات الرسمية.