التقارير
للتقارير أهمية كبيرة في إيصال وإيصال المعلومات في المنظمة أو الشركة، كما أن لها العديد من الأغراض والأهداف لكتابتها. ولكن لكتابة تقرير جيد يجب أن تعرف أهمية كتابة التقرير وما هي الخطوات التي يجب اتباعها لكتابة تقرير جيد وسنتعرف على ذلك في السطور القادمة من هذا المقال.
أهمية كتابة التقرير ومميزاته
وقبل أن نخوض في الخطوات المهمة لكتابة التقارير، دعونا نتعرف على مدى أهمية هذه التقارير في نقل المعلومات والتواصل بين أقسام الشركة التي تهم الشركة أو المؤسسة.
بالإضافة إلى ذلك يمكن استخدام المعلومات الواردة في التقرير ووضعها في التقرير بالإضافة إلى البيانات المختلفة التي يرغب معد التقرير في إيصالها للقارئ حتى يتم توصيل المعلومات بشكل جيد.
لكي نتمكن من كتابة تقرير يحتوي على كافة المعلومات والبيانات اللازمة، فإن التقارير تتمتع بالعديد من الخصائص. وتشمل ميزاتها، على سبيل المثال:
التركيز على أي معلومة تهم القارئ أو الجهة التي يقدم لها هذا التقرير المحتوي على هذه المعلومات.
ويجب كتابة كافة المعلومات الواردة في التقرير بالدقة اللازمة لضمان عدم تضليلها أو إخفاء معلومات تهم الطرف الراغب في معرفة تلك المعلومات والبيانات.
ويجب أن تكون عملية كتابة التقرير واضحة بقدر الضرورة حتى لا تربك القارئ أو الطرف الذي يقرأ التقرير.
ويجب تقديم المعلومات بإيجاز وليس بالتفصيل كتابةً أو في التقرير.
ما هي أنواع التقارير الموجودة؟
التقارير التي نجمع فيها المعلومات أو البيانات الرسمية لها أنواع عديدة ومختلفة، حيث تختلف هذه التقارير من تقرير إلى آخر، ومن هذه الأنواع المعروفة على سبيل المثال:
- التقارير الرسمية: هي التقارير التي تتم كتابتها بشكل رسمي لإظهار الكثير من المعلومات والتعليمات الواضحة وما إلى ذلك. وهذه التقارير تشبه التقارير العلمية التي يكتبها الباحث بعد الانتهاء من العمل العلمي. تحتوي هذه التقارير الرسمية على العديد من العناصر مثل: صفحة العنوان – كتابة الملخص – كتابة جدول المحتويات – كتابة المقدمة – كتابة محتويات التقرير – الخاتمة – قائمة المصادر والمراجع العلمية – كتابة الملاحق.
- التقارير غير الرسمية: يمكن أن تكون هذه التقارير طويلة أو قصيرة في سرد المعلومات والبيانات المختلفة، وتحتوي بالإضافة إلى الخاتمة والاستنتاجات أيضًا على بعض العناصر المختلفة مثل المقدمة والعنوان والغرض من التقرير والمناقشات مثل النتائج. بالإضافة إلى العناوين الفرعية والرسومات والقوائم والجداول، حسب جودة التقرير المكتوب.
- التقارير الدورية: هي التقارير التي يتم إعدادها بشكل منتظم لتزويد المديرين بالمعلومات المختلفة، وعلى وجه الخصوص المعلومات المتعلقة ببعض إنجازات الشركة والقرارات المتخذة والأهداف التي وضعت الشركة مراعاتها، مثل، وهي: يجب أن تكون قصيرة – شاملة – يجب أن تتكون من بعض العناصر مثل العناوين والتسميات التوضيحية الواضحة – الإشارة إلى تاريخ تقديم التقرير – إعداد التقرير وفق قالب أو نموذج محدد – تحديد الإنجازات السابقة أو الحالية أو كتابة الأهداف المستقبلية.
- تقارير التفتيش والصيانة في الشركات: يتم كتابة هذه التقارير لتوضيح الكثير من المعلومات والبيانات المختلفة حول أعمال الصيانة أو التفتيش لبعض المباني والمحلات التجارية والعقارات وغيرها، وتتكون هذه التقارير من بعض العناصر مثل: ملخص – محتويات – استنتاجات والتوصيات بعد الفحص – شرح المرفقات والبيانات.
- التقارير المرحلية: هي التقارير التي يتم إعدادها على فترات منتظمة، وتتكون عناصرها من: (عنوان رئيسي – ملخص – شرح لحالة العمل ووصف للخدمات والتفاصيل المختلفة – ملخص بالمعلومات الواردة فيه) شرح العمل – موعد تقديم التقرير سواء الشهري أو الأسبوعي – الدقة في عرض البيانات والمعلومات في التقرير.
الخطوات العملية لكتابة تقرير جيد
وهنا نصل إلى أهم خطوة وهي كتابة التقرير وإخراجه بشكل جيد. هناك العديد من الخطوات المهمة التي تساعدنا على تقديم وإنشاء تقرير جيد بغض النظر عن نوعه وسنتعرف على هذه الخطوات من خلال النقاط التالية:
اختيار موضوع التقرير هو الخطوة الأولى في كتابة تقرير جيد. ويتضمن ذلك اختيار الموضوع المهم لكتابة التقرير وتحديد نوع كتابة التقرير – من الأنواع التي تم الحديث عنها سابقاً – ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال بعض النصائح مثل:
- تعرف على إرشادات كتابة التقرير وتنسيقه وترتيب محتوياته.
- اختر موضوعًا يحبه المؤلف – إذا كان التقرير غير رسمي – أو اكتب التقرير بلغة واضحة وشاملة وبسيطة.
- يجب أن يكون التقرير قصيراً وخالياً من الاستطرادات حتى لا نفقد الأفكار الرئيسية أثناء كتابة التقرير ونكتب فقط عن الموضوع عند الحاجة إليه في التقرير.
البحث عن المعلومات: من أهم خطوات كتابة التقرير الجيد هو البحث عن المعلومات الأساسية التي يجب أن يحتوي عليها التقرير. وهنا يمكن توصية مؤلف التقرير بالبحث عن المعلومات باستخدام النصائح التالية:
- ابحث عن المعلومات الموثوقة من المصادر والمراجع العلمية المختلفة لأن ذلك يؤثر على مصداقية المعلومات.
- يمكنك استخدام المكتبة للحصول على المعلومات الأساسية لكتابة التقارير وهنا يأتي دور أمين المكتبة الذي سيخبرك بجميع المعلومات التي تريد الحصول عليها ويكتبها في التقرير.
- يمكن استخدام شبكة الإنترنت لأن هناك آلاف أو حتى ملايين المعلومات التي يمكن استخدامها، خاصة عندما يتحدث التقرير عن بعض الجهات الرسمية والجهات الحكومية، لأنه يمكن الوصول إلى مواقع هذه المواقع.
- استخدم مصادر مختلفة للمعلومات الواردة في تقارير أخرى مكتوبة مسبقًا حول نفس الموضوع.
- يجب ذكر المصادر والمراجع الخاصة بالمعلومات في الحواشي المعتادة، على سبيل المثال: ب- مع ذكر اسم المصدر والمؤلف وتاريخ ومكان النشر.
كتابة مسودة التقرير: هذه هي المرحلة والخطوة الثالثة وهي مهمة جداً. المسودة هي نسخة أولى من التقرير يتدرب فيها المؤلف على حجم التقرير والهوامش وصفحة العنوان وكيفية التنسيق ويعطي الشروحات والأدلة حتى يتمكن من استخدامها في النهاية لإنهاء التقرير في شكلها النهائي.
تعتبر مراجعة التقرير قبل تقديمه هي الخطوة الأخيرة في كتابة التقرير. يتضمن ذلك التحقق من جميع الخطوات، على سبيل المثال. ب. التحقق من الأخطاء الإملائية، وقراءة جميع الجمل من البداية إلى النهاية، ومقارنة جميع المعلومات بالمراجع. وقد يتم طلب مساعدة خارجية لتقرير المراجعة للتأكد من دقته وإعداده بالشكل الصحيح المطلوب.
تعد كتابة التقرير من أهم الأمور الضرورية لتوصيل المعلومات بالطريقة الصحيحة. لذلك كان لا بد لنا في سطور هذا المقال من التعرف على الأنواع الرئيسية للتقارير وخطوات كتابة هذه التقارير.