خطوات كتابة التقرير
وهي من أهم وسائل عرض المعلومات والبيانات الهامة وحفظها، مما يساعد في نقل المعلومات في المؤسسات والشركات وغيرها من الأماكن التي تحتاج إلى تقارير سواء كانت تقارير وظيفية أو علمية أو إدارية وغيرها من التقارير تعرف عليها في السطور التالية تفاصيل أكثر عن أهمية التقارير وخطوات كتابة تقرير جيد وأنواع التقارير.
ما أهمية التقارير؟
للتقارير أهمية كبيرة حيث أنها تساعد على نقل المعلومات والبيانات حيث يعتمد على البحث وتحليل البيانات والمعلومات وتقديمها بشكل منظم ومنظم للمعلومات وعرضها بشكل واضح حتى يمكن جمع هذه المعلومات وهذا يمكن فهم المعلومات، وتحتوي التقارير على الجزء المستهدف من التقرير والغرض الذي تم إنشاؤه من أجله. نوع البيانات والمعلومات الواردة في التقارير.
للتقارير عدة خصائص يجب مراعاتها
تتميز التقارير بأنواعها بالعديد من الخصائص التي تفيدنا عند كتابة هذه التقارير. وتشمل هذه الخصائص التركيز على المعلومات القيمة عند الكتابة، وكذلك الدقة وعدم التضليل، والكتابة الواضحة حتى لا تربك القارئ، وذكر جميع المعلومات بإيجاز وعدم الإطالة في شرح هذه المعلومات حتى لا… مما يكون مملا للقارئ ولا يضيع وقته.
ما هي الخطوات الأساسية في كتابة التقارير؟
لكتابة تقرير جيد، عليك أن تأخذ في الاعتبار العديد من الخطوات المهمة، بما في ذلك:
اختيار موضوع جيد للتقرير واتخاذ قرار بشأنه قبل كتابة التقرير. لذلك فإن هذه الخطوة مهمة جداً في البداية، لذا ينصح الكثير من المختصين بالقيام بما يلي:
- تعرف على الإرشادات التي تحكم شكل التقرير وشكله وترتيب العناصر والمحتوى وكيفية عرض المعلومات في شكل كتيب مختلف. يمكنك اختيار التنسيق المناسب للتقرير. ويختلف هذا التنسيق باختلاف الموضوع فيختلف التقرير العلمي، من الرسمي إلى غير الرسمي، وهكذا.
- اختر موضوعًا محددًا يحبه المؤلف ويجده ممتعًا أثناء الكتابة. كن حذرًا من أن الملل يحدث أثناء الكتابة وقد يؤدي ذلك إلى سوء صياغة التقرير وصياغته بالإضافة إلى ضعف محتوى التقرير.
- يوصى بعدم الخوض في كتابة التقرير حتى لا يؤدي ذلك إلى عدم تنظيم أو ترتيب الأفكار الرئيسية، مما قد يضيع أو يضيع بسبب عدم الترتيب بين النقاط الرئيسية في التقرير.
البحث عن المعلومات: هذه هي الخطوة الثانية التي ستساعدك على كتابة تقرير. هي طريقة البحث عن المعلومات أو المحتوى أو المواد العلمية التي ستكتبها في التقرير.
- البحث عن المعلومات الموجودة من المصادر والمراجع الموثوقة. تشكل هذه المراجع والمصادر جوهر الموضوع الذي تريد الكتابة عنه. يمكنك الاعتماد على الدراسات الميدانية وغيرها أثناء كتابة التقرير.
- استخدم مكتبة متخصصة بالكتب والحصول على المعلومات المناسبة للتقرير، وسيقوم أمين المكتبة بإجراء الكثير من البحث للعثور على المعلومات التي تريد الحصول عليها.
- يمكنك استخدام الشبكة للحصول على معلومات التقارير والبيانات المتنوعة. هناك العديد من المواقع والصفحات الأكاديمية المتخصصة في موضوع التقرير. وتحظى هذه المواقع بثقة الحكومات والمؤسسات الأكاديمية وغيرها لأنها تحتوي على بيانات ومعلومات رسمية.
- قم بتدوين أي معلومات موجودة عن المؤلف والمصدر وتاريخ النشر وما إلى ذلك، واذكر هذه المصادر في الهوامش، بالإضافة إلى أي معلومات إضافية وثانوية أخرى ترغب في ذكرها وتشعر بالارتياح.
- قم بتنظيم كافة الأفكار والمعلومات التي تريد كتابتها في تقريرك، وسوف تحتاج إلى تنسيق وتنظيم وترتيب العناوين والموضوعات المختلفة التي يتضمنها التقرير.
كتابة مسودة التقرير تعد صياغة التقرير إحدى الخطوات المهمة في كتابة تقرير جيد. وهو نسخة أولية من التقرير ويتميز بمرونته حيث يقبل التغييرات والتنسيق والتعديلات والالتزام بأية تعليمات تطلبها الجهة المراد إرسال التقارير إليها مثل: ب. حجم الخط والهوامش وصفحة العنوان والتعليمات الأخرى وما تتطلبه التقارير وذكر الملاحظات التوضيحية وما يتضمنه التقرير في المقدمة ونتائج التقرير وأهدافه.
إن مراجعة التقرير النهائي هي الخطوة الأخيرة في إعداد التقرير. ويتضمن ويتطلب مراجعة جميع الخطوات السابقة في كتابة التقرير. هناك العديد من النصائح للتحقق من التقرير، مثل: مثل التدقيق في الأخطاء الإملائية وقراءة جميع الجمل من البداية إلى النهاية ومقارنة جميع المتطلبات مع المعلومات المكتوبة، وكذلك الاستعانة بمدقق متخصص للمساعدة في إعداد التقرير بالدقة اللغوية المطلوبة وتقليل الأخطاء النحوية.
ما هي الأنواع الرئيسية المختلفة للتقارير؟
ونختتم هذا المقال بالحديث عن أنواع التقارير المختلفة. هناك أنواع عديدة من التقارير، ومن هذه الأنواع ما يلي:
- التقارير غير الرسمية: وهي التقارير التي تحتوي على مقدمة تحتوي على عنوان التقرير والغرض منه، ومناقشة تحتوي على جميع أقسام المحتوى، ثم خاتمة تحتوي على النتائج التي تم الحصول عليها من التقارير ويمكن أن تكون طويلة من حيث الحجم أو قصير.
- التقارير الرسمية: هي التقارير التي تحتوي على تعليمات واضحة ولها صفة رسمية ويجب أن تحتوي على المذكرة أو خطاب الرسالة التي تحتوي على الملخص والنظرة العامة الواردة في التقرير وصفحة العنوان والملخص التنفيذي وما إلى ذلك الجدول الذي يوجد فيه ويقع المحتوى، بالإضافة إلى المقدمة، ومحتوى التقرير والخاتمة. ثم قائمة المراجع والملاحق والتي تحتوي على بعض الجداول والبيانات والخرائط التوضيحية وغيرها من المعلومات والبيانات المهمة في التقرير.
- التقارير الدورية: هي التقارير التي تعتبر وسيلة وطريقة لتوصيل المعلومات إلى المديرين في المؤسسات المختلفة، وخاصة المعلومات عن الإنجازات والقرارات المتخذة والأهداف التي تم تحقيقها. تتكون هذه التقارير من مكونات مثل العنوان والمسمى الذي يوضح طبيعة التقرير، ويجب الحرص على التأكد من كتابة التقرير وفقًا للقالب أو النموذج المحدد. هذا بالإضافة إلى ذكر الإنجازات الحالية والتي تشمل الأهداف والإنجازات المستقبلية المتوقعة.
- تقارير الفحص والصيانة: وتتعلق هذه التقارير تحديداً بأعمال الفحص والصيانة المركزية الداخلية في المباني والعقارات والمؤسسات وغيرها، وتتكون هذه التقارير من ملخص ومحتويات وملاحق تحتوي على كافة المعلومات والبيانات والاستنتاجات وغيرها من المعلومات الإضافية عناصر.
التقارير هي وسيلة عامة تساعدنا في حفظ المعلومات والبيانات وإيصال المعلومات إلى المختصين أو الشركات والمؤسسات. تعرفنا في هذا المقال على الكثير من المعلومات والخطوات المتعلقة بكتابة التقارير.