التخطيط يعني التطلع إلى المستقبل وتحديد مسارات العمل المستقبلية. هذه خطوة تحضيرية. إنه نشاط منهجي يحدد متى وكيف ومن يقوم بتنفيذ مهمة معينة. ولمعرفة المزيد عن أهم خطوات التخطيط تابعوا معنا المقال.
خطوات التخطيط
في معظم المنظمات تكون مراحل التخطيط أو ما يسمى بخطوات التخطيط هي نفسها ولا تتغير. لذلك، نوضح في هذه المقالة خطوات التخطيط الأساسية الستة المطلوبة لنجاح الخطة.
خطوات التخطيط
- جمع المعلومات: عملية جمع المعلومات هي معرفة وضعك الحالي وقدراتك ومهاراتك وإمكانياتك المادية والمعنوية، والتعرف على أوجه القصور والضعف لديك من أجل تجنبها أو تصحيحها عن طريق إجراء مقارنة بينك ومعالجة نقاط الضعف والقوة لديك. بدرجة معينة من الشفافية والصدق تجاه نفسك.
- تحديد الهدف: أي تحديد نقطة النهاية التي تريد تحقيقها من خلال تنفيذ الخطة. ويجب أن يتميز هذا الهدف بالواقعية وإمكانية تحقيقه وتناسبه مع قدراتك ومهاراتك، كما يجب أن يكون سهل التقييم ومحدد بوضوح ودقة.
- وضع بديل: من خطوات التخطيط الجيد وضع أكثر من خطة بديلة يمكن أن يلجأ إليها الإنسان في حال عدم قدرته على الاستمرار في خطته الأصلية بسبب عوائق أو سوء تقدير أو لأسباب أخرى. لإنقاذ ما يمكن إنقاذه.
- التنفيذ والتقييم: بعد التأكد من وجود خطة محكمة، تبدأ عملية التنفيذ على مراحل بحيث تتزامن عملية التقييم مع نهاية كل مرحلة. إعطاء فكرة عن كيفية المضي بالخطة ومدى جدواها.
- وضع الافتراضات: ويعني ذلك استنفاد كافة الاحتمالات التي قد تعترض طريقك في طريق تحقيق هدفك؛ قد تواجه صعوبات ومشاكل وحالة سيئة. يجب أن يكون لديك آلية للتعامل مع هذا الموقف وإذا واجهت الوضع الجيد فكل شيء سيكون على ما يرام.
أهداف التخطيط
يهدف البحث إلى تحقيق الأهداف التالية:
- تتم محاولة إيجاد نوع من التوازن بين كمية ونوعية الإنتاج ومستوى الخدمات من جهة، وبين حجم الاستهلاك والنمو السكاني من أجل رفع مستوى معيشة السكان من جهة أخرى. .
- نعمل على إصدار القوانين والأنظمة للمساهمة في التنمية الاجتماعية والاقتصادية.
- تحقيق النمو المتوازن بين مناطق الدولة المختلفة من جهة، وبين القطاعات الإنتاجية المختلفة، من خلال التوزيع العادل للمشاريع المختلفة بين مناطق الدولة المختلفة والقطاعات الإنتاجية المختلفة، حسب الظروف والإمكانيات والقدرات. احتياجات كل منطقة أو صناعة.
- – تحسين الإنتاج والخدمات في مختلف القطاعات والأنشطة كماً ونوعاً.
- محاولة إيجاد نوع من التوازن بين مستوى التقدم الاقتصادي والاجتماعي بين مناطق البلاد المختلفة وخاصة بين المناطق الحضرية والريفية وبين القطاعات الزراعية والمناطق الصناعية على كافة المستويات، أي بين المناطق المتخلفة والمناطق المتقدمة. .
- – زيادة مستوى الاكتفاء الذاتي للدولة من احتياجاتها الأساسية سواء كانت سلعاً أو سلعاً أو خدمات.
- تحسين وتعظيم مستوى وكفاءة أداء العمل في القطاعات والأنشطة التي تقدم الخدمات بكافة أنواعها ومستويات النفع العام، مثل: ب. التعليم والصحة.
عناصر التخطيط
قد يتطلب التخطيط اتخاذ بعض القرارات ويتكون من بعض العناصر الأساسية منها:
- الإجراءات هي وسائل أو أنشطة مخططة لتحقيق مجموعة من الأهداف.
- الموارد هي قيود على مسار العمل وتشمل الميزانية، والإدارة الجيدة تضع الميزانية لتلبية احتياجات الجميع.
- يمكن أن تكون الأهداف عبارة عن بيانات تصف جميع الظروف المستقبلية المطلوب تحقيقها ويتم تحديدها حسب أولوية وتوقيت وقياس الأهداف نفسها لتحديدها ودعم الابتكار والإنتاجية.
- التنفيذ يتضمن عنصر التنفيذ تعيين الموظفين وإدارة الخطط. يمكن أن تكون الأساليب الثلاثة لعنصر التنفيذ هي السلطة والإقناع والتوجيه.
ميزات التخطيط
ميزات التخطيط هي:
- التخطيط المستمر للعملية هو عملية مستمرة تستمر طالما أن المنظمة موجودة؛ ونظرًا لسياق العمل المتغير باستمرار، فهي عملية لا تنتهي أبدًا. عند تحقيق هدف تنظيمي ما، يتم وضع خطة جديدة لتحقيق أهداف المنظمة المستقبلية؛ اعتمادًا على المناخ المتغير، ستتغير بيئة الأعمال. ولذلك، يجب تحديث الخطط للاستجابة لبيئة الأعمال المتغيرة.
- الوظيفة الإدارية: يعد التخطيط أول وأهم وظيفة إدارية، حيث يشكل الأساس للوظائف الإدارية الأخرى: التنظيم والتوجيه والرقابة، والتي يتم تنفيذها في إطار الخطط الموضوعة.
- منتشر بمعنى أنه موجود في جميع القطاعات وجميع مستويات الإدارة ويختلف مدى التخطيط باختلاف المستوى والإدارة.
- إن تخطيط العملية الفكرية هو عملية فكرية. فهو يتطلب الإبداع والتأمل والمعرفة والحكم الموضوعي. قبل أن يقوم المدير بإنشاء خطة، يجب عليه أن يأخذ في الاعتبار العديد من مسارات العمل البديلة وآثارها. لتحقيق الأهداف التنظيمية بشكل فعال، يجب على المدير اختيار مسار العمل الأمثل؛ ولوضع خطة ناجحة، يجب على المرء أن يتمتع بالخبرة والذكاء لاختيار البديل الأفضل.
- عملية اتخاذ قرار مهمة يتم من خلالها تطوير العديد من مسارات العمل البديلة الممكنة لتحقيق الأهداف المحددة. ومن ثم يتم تقييم هذه المسارات واختيار المسار الأفضل من بين جميع النتائج السلبية وأكبر عدد من النتائج الإيجابية.
- يركز التخطيط الموجه نحو الأهداف على تحديد أهداف المنظمة، وتحديد مسارات العمل البديلة، واتخاذ قرار بشأن خطة العمل المناسبة التي سيتم اتخاذها لتحقيق الأهداف.
- محاكمة مستقبلية. نحن نخطط للمستقبل، لذلك لا نخطط للماضي أبدًا. ولذلك فإن التخطيط يسمى عملية مستقبلية. يتضمن التخطيط دراسة المستقبل وتحليله والتنبؤ به حتى تتمكن المنظمة من مواجهة التحديات المستقبلية بشكل فعال.
خطوات التخطيط الإداري
خطوات عملية التخطيط الإداري:
- قرر مسبقًا ما هي الأهداف التي تريد تحقيقها.
- وضع إرشادات وقواعد ترشدنا في اختيار طريقة تحقيق الأهداف.
- – تطوير واختيار البديل من بين عدة بدائل متاحة لتنفيذ الهدف المنشود وتحديد المهارات المطلوبة لتنفيذ هذا البديل.
- تحديد الميزات الفعلية المتاحة.
- تحديد كيفية توفير الميزات المطلوبة غير المتوفرة.
- تحديد البرامج الزمنية اللازمة لتنفيذ الهدف. ويتضمن ذلك تحديد الأنشطة المطلوبة لتحقيق الأهداف، وطريقة تنفيذ هذه الأنشطة، والترتيب الزمني الذي يتم تنفيذ هذه الأنشطة من خلاله، وتحديد المسؤولية اللاحقة عن تنفيذ هذه الأنشطة.
خطوات التخطيط الشخصي
يعد تطبيق فن التخطيط الشخصي خطوة حاسمة للنجاح وتحقيق الأهداف المرجوة في الحياة الشخصية والمهنية. يتكون هذا العمل الفني من سلسلة من المراحل المتتابعة التي يجب على الفرد اتباعها بعناية لضمان النتائج المرجوة، ونلقي نظرة على هذه المراحل:
- تحديد الخطوات والاستراتيجيات: بمجرد تحديد الأهداف، يتم تحديد الخطوات والاستراتيجيات اللازمة لتحقيقها. وللقيام بذلك، يجب تحديد المهام وترتيبها بشكل منطقي ومنهجي.
- تقييم التقدم وضبط الخطط: تعد عملية التقييم المستمر للتقدم نحو الأهداف جزءًا أساسيًا من التخطيط الشخصي. خلال هذه المرحلة يتم تعديل الخطط وتكييفها مع المتغيرات والتحديات.
- تحليل الوضع الحالي: يعد تحليل الوضع الحالي خطوة أولى أساسية في عملية التخطيط الشخصي. تتضمن هذه الخطوة تقييم الوضع الحالي للفرد بما في ذلك نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات.
- التنفيذ والمتابعة: بعد وضع الخطط، يأتي دور التنفيذ والمتابعة، حيث يقوم الفرد بتنفيذ المهام المحددة، ومراقبة التقدم نحو الأهداف وإجراء التعديلات اللازمة حسب الضرورة.
- تحديد الأهداف الذكية: بعد تحليل الوضع الحالي، يتم تحديد الأهداف المرغوبة وتحديدها بوضوح مع التركيز على جعلها ذكية وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب.
- التطوير والتحسين المستمر: إن فن التخطيط الشخصي لا ينتهي بتحقيق الأهداف، بل يستمر الفرد في تطوير وتحسين أدائه من خلال تعلم الدروس واكتساب الخبرات.
- الدافع والمثابرة: تعتبر هذه المرحلة من العوامل الحاسمة في عملية التخطيط الشخصي حيث يحتاج الفرد إلى العزيمة والدافع للمضي قدماً رغم التحديات التي يواجهها.