في موقع اقرأ يعرض لكم موضوع يحتوي على نموذج رسالة هاتفية واردة، نموذج تقرير مكالمة هاتفية، نموذج مذكرة هاتفية، أنواع أجهزة الاتصال الهاتفي، القواعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية، مفهوم الاتصال الهاتفي ومعالجة المكالمات الهاتفية وأهمية المكالمات الهاتفية. تابعونا على موسوعة إقرأ. لمزيد من المعلومات، نأمل أن تنال إعجابكم.
قالب رسالة الهاتف الواردة
ستجد في هذا المقال مثالاً للاتصال الهاتفي الداخلي مع القواعد والتقنيات التي يجب أن تعرفها السكرتيرة للقيام بعملها بشكل صحيح وتحقيق رضا مديريها والتجار الداخليين للمؤسسة من أجل الحكم على المؤسسة بناءً على جودة الخدمة. خدماتها تقييم المحادثات الهاتفية. هذه هي المكالمات الهاتفية التي يتم إعادتها إلى المكتب أو المنشأة والتي يجب على السكرتير التعامل معها على النحو التالي:
- تأكد من الرد بسرعة وعدم ترك الهاتف يرن أكثر من ثلاث مرات.
- يجب أن يتأكد السكرتير من تقديم نفسه وتقديم اسم المؤسسة التي يعمل بها. على سبيل المثال: “السلام عليكم شركة هاديكو للنقل مكتب المدير العام في خدمتكم بكافة الخدمات.”
- يجب عليك الاستماع جيداً والتركيز على ما يقوله المتصل، وإعطائه الوقت الكافي للتحدث، والتوضيح في جميع النقاط المقدمة لك، واطلب من المتصل التوضيح إذا كان لديك أي غموض أو سوء فهم حول المعلومات المقدمة لك.
- وعلى السكرتير أن يحرص على عدم مقاطعة المتحدث، وأن يوحي للمتصل بأنه يتابع ويستمع، كأن يقول مثلاً كلمة “نعم” من وقت لآخر.
- أن يكون دقيقاً في جمع المعلومات والبيانات من المتصل.
- إتقان القدرة على تدوين الملاحظات والرسائل من المتصل والراحة في القيام بذلك.
نموذج:
رسالة هاتفية اليوم : …………………………………….اليوم : إلى السيد : …………………………: إلى السيد الزمن : …………………. …………………………. التاريخ الزمني: ……………………………………………:التاريخ أثناء تواجدك بالخارج السيد: ……………………………………………………… ……. …………………………………: السيد هاتف: ………………………………………….. هاتف: من: …………………………… ………:من الجوال: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….:رسالة من الجوال::رسالة من الجوال:……………… …………… ………………………………………………………….:أخبار……………… ………………………… ………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………
نموذج الإبلاغ عن المكالمات الهاتفية
مثال لرسالة هاتفية واردة: ما يلي من هذه الفقرة هو مثال لتقرير مكالمة هاتفية على شكل ملف متاح للتحميل:
قالب مذكرة الهاتف
نموذج الرسالة الهاتفية الواردة: المذكرة الهاتفية هي شكل من أشكال الملاحظات اللاصقة. يكتسب الطالب القدرة على تدوين المعلومات المتعلقة بالمذكرة الهاتفية أو تعويد الطالب على التركيز والاستماع لجمع المعلومات اللازمة عبر الهاتف نشاط تصميم المذكرة الهاتفية: المذكرة الهاتفية هي شكل من أشكال الملاحظات القصيرة لصياغة هذه المذكرة. فيما يلي مثال على ملاحظة هاتفية:
أنواع أجهزة الإتصالات الهاتفية
مثال لرسالة هاتفية واردة: يلعب الاتصال الهاتفي دوراً هاماً في التواصل السريع بين الجهات وإداراتها وفروعها، وبينها وبين المواطنين. وغالبًا ما تحل محل الطلبات المكتوبة والفحوصات المتكررة وجهًا لوجه، ويُنظر إليها أيضًا على أنها قناة اتصال مهمة تتدفق من خلالها المعلومات والبيانات:
- يجب على السكرتير أن يزيل كافة العوامل التي تؤثر على سماع المتحدث مثل: مثل أصوات أجهزة الراديو الصوتية والمرئية، أو محادثات زملائه في المكتب، أو حتى أصوات بعض الأجهزة المستخدمة عادة في المكاتب، مثل: ب- آلة تصوير أو جهاز فاكس أو طابعة وغيرها.
- إذا كان هناك أكثر من هاتف في المكتب وكانت السكرتيرة مشغولة بالهاتف وجاءت مكالمة أخرى، اطلب بأدب من المتحدث الأول الإذن للرد على المكالمة الثانية بقول مثلاً: “أنا آسف” يا عزيزي “، يرن الهاتف الآخر، هل يمكنني أن أضعك في الانتظار للحظة؟ يرجى الانتظار بعض الوقت لأنك تجري حاليًا محادثة مع الهاتف الأول وقم بذلك بعناية، على سبيل المثال: “السلام عليكم، أنا في محادثة الآن.” هل يمكنني الاتصال بك لفترة وجيزة على الهاتف الثاني؟ ضع في الانتظار “لا تنس الرد على مكالمتك الأولى. أولاً، اشكرهم على الانتظار وأخذ حالة الشخص الذي تتحدث معه في الاعتبار.
- يجب على السكرتير أن يحرص على عدم تمديد وقت الانتظار لأكثر من دقيقة واحدة وإذا كان من الضروري أن يستمر وقت الانتظار لفترة أطول، على سبيل المثال. على سبيل المثال، إذا استغرق العثور على معلومات معينة وقتًا طويلاً، فيجب شرح ذلك للمتحدث، أو تحتاج إلى كتابة رقمه والاتصال به لاحقًا.
- يجب على السكرتيرة التأكد دائمًا من أن مديرها مستعد للرد على المكالمة من خلال معرفة اسم المتصل بلباقة وأدب ووضعه في الانتظار. ثم تخبر السكرتيرة مديرها باسم المتصل لمعرفة ما إذا كان يريد الرد على المكالمة أم لا.
- إذا طلب المدير ذلك يعود السكرتير إلى المتصل ويشكره على الانتظار ويحول المكالمة. في حالة عدم رغبة مشرفه في الرد على المكالمة، فسوف يعتذر بأدب للمتصل بأن المشرف لا يمكنه الرد على المكالمة في هذا الوقت، ويقوم بواجبه كسكرتير لتسجيل المكالمة بالكامل في سجل المكالمات الواردة حول المتصل مثل الاسم ورقم الهاتف وسبب المكالمة وما إلى ذلك.
القواعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية
القواعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية:
- التقط جهاز الاستقبال بعد ثلاث رنات على أبعد تقدير.
- تحية المتصل.
- قل اسمك.
- اسأل العميل إذا كان بحاجة إلى خدماتك.
- انتظر على الانترنت.
- تحويل المكالمات.
- قم بإنهاء المكالمة.
- الحصول على المعلومات من المتحدث.
- سجل المعلومات.
مفهوم الاتصال الهاتفي
كلمة التواصل مشتقة من الكلمة اللاتينية Commis والتي تعني تبادل الرأي أو المحادثة أو النصيحة أو القرار.
- التواصل هو نقل فكرة أو كلمة أو معنى أو شعور من شخص إلى آخر. يعتبر الإنسان أكثر قدرة على التواصل لأنه يستطيع التحدث والتحدث ولديه حواس تمكنه من ذلك.
- إن تأثير اللغة وتعزيزها له تأثير كبير على نقل الأفكار والمشاعر والثقافات من بلد أو مؤسسة إلى أخرى.
- ونظراً لتدفق المعلومات وكثرة المعرفة، كان لا بد من إيجاد وسائل ومهارات اتصال محددة لتوفير الوقت والجهد والمال والاستفادة من تجارب الآخرين، حيث أن عملية الاتصال هي عملية مستمرة بين جميع الناس، لأن الناس ليسوا وحدهم الحياة.
التعامل مع المكالمات الهاتفية
- إنشاء دليل الهاتف والعناوين.
- تلقي المكالمات الواردة.
- معرفة المتصل والغرض من مكالمته.
- تحويل المكالمة إلى الجهة المختصة.
- تقديم إشعارات إلى المدير.
- تسجيل المحادثات الهاتفية والغرض منها للمدير.
أهمية المكالمات الهاتفية
- وفقًا لموقع Science Daily، يشير بحث جديد أجرته جامعة تكساس في الولايات المتحدة إلى أنه على الرغم من أن المكالمات الهاتفية توفر الشعور بالارتباط الذي يتوقون إليه، إلا أن الأشخاص غالبًا ما يختارون إرسال رسائل بريد إلكتروني أو رسائل نصية.
- وقال أميت كومار، المؤلف والمؤلف المشارك للدراسة: “لقد اختار الناس الكتابة لأنهم اعتقدوا أن المكالمة الهاتفية ستكون أكثر صعوبة، لكنهم كانوا مخطئين”. “يشعر الناس بأنهم أكثر ارتباطًا بشكل ملحوظ من خلال الوسائط الصوتية، ولكن لديهم هذه المخاوف بشأن الإحراج.” مما يدفعهم نحو وسائل الاتصال النصية.