موقع اقرأ يخبرك برأيك في تخصص إدارة مكتبية، وظائف الحاصلين على دبلوم إدارة مكتبية، مستقبل تخصص إدارة مكتبية، أنواع وظائف إدارة مكتبية، رواتب تخصص إدارة مكتبية، والفرق بين الأعمال تعتبر الإدارة وإدارة المكاتب من المهن الضرورية لمعظم الشركات لأنها تتولى المهام المكتبية الأساسية والعملية، من حفظ الملفات إلى الرد على المكالمات الهاتفية، ومن بين المهن التخصصات المتوفرة تشمل العديد من الكليات والجامعات نوضحها هنا يقدم المقال معلومات عن دورة إدارة المكاتب من خلال: ما رأيك في دورة إدارة المكاتب؟
ما رأيك في دورة إدارة المكاتب؟
يبحث الكثير من الأشخاص الحاصلين على شهادة في تخصص “دبلوم إدارة المكاتب” عن آراء حول هذا التخصص، لذا سنذكر في القسم التالي بعض المعلومات حول إدارة المكاتب:
ما رأيك في دورة إدارة المكاتب؟
- تخصص نظم المعلومات الإدارية هو تخصص يجمع بين علوم الحاسوب والبرمجة والعلوم الإدارية المختلفة مثل الاقتصاد والمحاسبة وغيرها. يستطيع أخصائي نظم المعلومات الإدارية برمجة بعض البرامج المكتبية للشركات الإدارية والمالية وغيرها حيث تساعد المحاسبين والعاملين في المكاتب على العمل بسهولة وسلاسة
- يقول أحد أصحاب الرأي: “أنا في مرحلة التخصص ومحتار بين نظم المعلومات الإدارية والمحاسبة. أيهما أفضل بالنسبة للدخل والتوظيف؟ هل يمكنني الحصول على وظيفة إذا كنت حاصلاً على شهادة في تكنولوجيا المعلومات الإدارية؟ مما لا شك فيه أن كل تخصص له مجالات وظيفية تتوافق مع المؤهل.
- يجب أن يعتمد اختيار تخصصك على معتقداتك الخاصة وميولك الداخلية. المجال ليس مهما، المهم هو العمل الجاد والمثابرة والحصول على درجات جيدة للحصول على الوظيفة المناسبة. هذا رأيي وأتمنى أن ينال رضاكم.
- يختلف نوع الدورات الدراسية في هذا التخصص، على الرغم من أنها تختلف حسب الكلية أو الجامعة. ومع ذلك، فإنها تشمل عادة تكنولوجيا المكاتب، ورياضيات الأعمال، وتطبيقات برامج الكمبيوتر، وإدارة السجلات وإدارة الأعمال العامة.
- وقد يشمل ذلك الموارد البشرية، والتسويق، بالإضافة إلى العمليات المكتبية، وأساسيات الكمبيوتر، والسلوك التنظيمي. وبعد 4 سنوات من الدراسة الجامعية يحصل الطالب على درجة البكالوريوس.
دبلوم في المهن الإدارية المكتبية
يمكن تقسيم وظائف إدارة المكاتب إلى عدة مهام منها:
- التواصل: يلعب التواصل دوراً هاماً جداً في إدارة المكاتب، سواء كان ذلك الإدارة عن بعد أو داخل المنظمة. يعد التواصل عملية أساسية ولا غنى عنها على مختلف المستويات، سواء كان ذلك مع قادة المنظمة أو مع أصحاب الأعمال.
- التخطيط: تعتمد كفاءة مديري المكاتب في المؤسسات المختلفة على عملية التخطيط المنسق لتحقيق الأهداف المطلوبة. ولكن لا بد من سرد أهداف المنظمة قبل التعامل مع هذا الأمر، لأنه يجب التخطيط لتحقيق هذا الأمر.
- التنظيم: بالإضافة إلى وجود إدارة فعالة داخل المنظمة، يجب أن يتم التنظيم والتخطيط، حيث يجب توافر المواد المناسبة لكل مهمة في المكتب حتى يمكن استكمال برنامج الإدارة على أكمل وجه.
- التوظيف: يعد توظيف أعضاء الفريق من أهم مهام مدير المكتب، لذا من المهم أن يتم تنظيم عملية التوظيف والتعيين على النحو الأمثل.
- الإلهام والتحفيز: من المهم للغاية لمديري المكاتب التركيز على الجانب العقلي والنفسي للموظفين. إن تحفيز الموظفين باستمرار يدفعهم لتحقيق أفضل النتائج والحصص، كما يبني الثقة بين أعضاء الفريق ومدير المكتب.
- التدريب وبناء الكفاءة: من المهم للغاية تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين أثناء العمل على تحسين مستوى كفاءة موظفي المنظمة.
- معرفة التكنولوجيا المناسبة: معرفة التكنولوجيا المناسبة تعني الاستثمار في الأدوات التكنولوجية بشكل عام، والتي يجب أن تكون مناسبة لأنها تعتبر من الوظائف الأساسية لإدارة المكاتب، مع التأكيد على أن التكنولوجيا في تطور مستمر.
مجال إدارة المكاتب له مستقبل
ومن المتوقع أن يزداد الطلب على العاملين في هذا المجال، ووفقا لمكتب إحصاءات العمل الأمريكي (BLS)، فمن المتوقع أن يزيد التوظيف بنسبة 12٪ بين عامي 2012 و 2022، مما يعني أنه سيكون هناك ما يقرب من 171.500 وظيفة جديدة هذا العقد.
- من الممكن التقدم في مجال إدارة المكاتب والوصول إلى منصب مدير مكتب، حيث يتولى العديد من المسؤوليات داخل المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها.
- تشمل المسؤوليات تخطيط وتنظيم المواعيد والاجتماعات المهمة للشركة، وتنظيم وإدارة المراسلات داخل المكتب وخارجه، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، والتعامل مع الشكاوى نيابة عن موظفي المكتب.
- تنسيق النقل والإقامة لمديري المتاجر أثناء السفر المتعلق بالعمل، والإشراف على عمل الفريق الإداري ومراقبته، وتقديم التوجيه وتفويض المهام حسب الضرورة.
- إدارة الميزانيات لشراء المواد الضرورية داخل المنظمة، بما في ذلك اللوازم المكتبية والصيانة وتكنولوجيا المعلومات. المساعدة في إعداد وإجراء اجتماعات مجلس الإدارة، بما في ذلك إعداد وتوزيع جداول الأعمال.
- إدارة نظام حفظ الملفات الورقية والكمبيوتر وعبر الإنترنت لضمان تقديم جميع المستندات بشكل صحيح، ومساعدة الموظفين الجدد على الاستقرار، وتزويدهم بالمعدات التي يحتاجونها للقيام بعملهم، وإعداد العروض التقديمية أو التقارير للمديرين في الشركة.
أنواع وظائف إدارة المكاتب
أنواع وظائف إدارة المكاتب هي:
- إدارة مكتب طبي: تتطلب هذه الوظيفة أن يكون لدى مدير المكتب معرفة تفصيلية بعلم التشريح ويكون على دراية بإجراءات المختبرات وقوانين الرعاية الصحية، حيث يعمل مديرو هذه المكاتب الطبية في المكاتب الطبية ويكونون مسؤولين عن الإشراف على جميع المساعدين الطبيين.
- إدارة المكاتب الافتراضية: في هذا النوع من العمل تكون مهام مدير المكاتب بدوام جزئي في بعض الشركات الصغيرة نظراً لرغبة الشركات في التعاقد مع جهات خارجية على إدارة المكاتب الافتراضية.
- إدارة المكاتب للمؤسسات: ويشمل ذلك المدير المتواجد في كل فرع من فروع المؤسسة، على أن يكون مدير المنطقة مسؤولاً عن الإشراف على جميع مديري الفروع الأخرى. ولذلك فإن التنقل بين مكاتب المنظمة يعد جانبا أساسيا من هذه الوظيفة.
- إدارة مكتب محاماة: تتطلب هذه الوظيفة أن يكون لدى الفرد خبرة قانونية عملية وفهم عميق للإجراءات القانونية، حيث يقوم مديرو مكتب المحاماة بالإشراف على المساعدين الإداريين.
الرواتب الرئيسية لإدارة المكاتب
- في سوق العمل، كل من حصل على دبلوم أو بكالوريوس في إدارة المكاتب أو التخصصات المماثلة يحصل على وظيفة في إدارة المكاتب، حيث أن له الأولوية دائمًا ويحصل على أعلى راتب.
- كلما زادت خبرة شخص ما في إدارة المكاتب وزادت المؤهلات الأكاديمية التي يتعرض لها، كلما كان صعوده في السلم الوظيفي أسرع وبالتالي حصوله على راتب أعلى من زملائه.
- ولذلك فإن رواتب وظائف إدارة المكاتب تختلف حسب المستوى الوظيفي والجنس، ولكنها تبدأ من 3500 ريال.
الفرق بين إدارة الأعمال وإدارة المكاتب
- الفرق بين إدارة الأعمال وإدارة المكاتب هو أن إدارة الأعمال هي تخصص يركز على المستوى الإداري أكثر من الإدارة العامة. تتعامل إدارة الأعمال مع تخطيط وتنفيذ الأعمال اللازمة داخل شركة أو مشروع موجود بالفعل أو مع الإدارة. إن عملية إنشاء الشركة هي عملية تنظيم وتخطيط مستمر منذ البداية. يركز عمل خريج إدارة الأعمال على إنجاز المهام المطلوبة من خلال تنظيم عمل الأشخاص العاملين وتطوير سبل الاستخدام الأمثل للموارد المادية أو البشرية المتاحة.
- ووظيفة المكتب اليوم لم تعد مقتصرة على تسجيل وتسجيل وتخزين البيانات والمعلومات بل أصبح المكتب الآن مركزا هاما لتقديم الخدمات المعلوماتية الجيدة لجميع الإدارات وتركز المنظمة على سرعة اتخاذ القرار والتخطيط السليم من عمل المنظمة . لذلك أصبحت إدارة المكاتب الآن فرعًا مهمًا من علوم الإدارة.
- لقد تطورت بشكل كبير في أهدافها ومبادئها ووظائفها، خاصة بعد ظهور التكنولوجيا الحديثة من آلات وأجهزة ومعدات وأنظمة إلكترونية للاتصال وحفظ الملفات، والتي أصبحت الآن عنصراً رئيسياً في العمل المكتبي في معظم المنظمات والمؤسسات والمكاتب. بنوك العمل وليس عنصرا ثانويا.
- كما في السابق، برزت أهمية العمل المكتبي في كافة المنظمات، ممثلة بفروعها العديدة، التي تقوم بدلاً من ذلك بإجراء الاتصالات الكتابية بكافة أنواعها وإجراءات نشرها وأرشفتها لاحقاً، وكلها مرتبطة بأعمال السكرتارية المختلفة التي جعلت إدارة المكاتب هي الأساس. من عمل مدراء المكاتب .