استمارة إنذار الموظف بسبب الغياب هي إحدى الطرق التي تتبعها بعض المؤسسات الحكومية لتنبيه الموظف الذي يكثر غيابه دون إنذار مسبق ودون إبلاغ المدير، لما لهذا الأمر من أثر سلبي وكبير على المؤسسة، كما يعتبر غياب الموظف العامل في المؤسسة من الأمور المسببة للإهمال. في العمل، فإذا استمر الموظف في ارتكاب نفس الشيء أكثر من مرة، يجب إرسال نموذج إنذار الموظف للغياب.
خطاب إنذار الموظف بسبب الغياب
بعد إبلاغ الموظف المتغيب شفهياً، وفي حالة تكرار الفعل، يجب إرسال نموذج رسمي من قبل مدير الشركة أو من قبل الشخص المسؤول عن الموارد البشرية. هناك العديد من الأسباب التي تتطلب من الشركة تحذير الموظف، منها الغياب المفرط دون سابق إنذار:
- يقوم بإرسال نموذج إنذار للموظف عن الغياب بعد إبلاغه بالأمر عدة مرات بطريقة ودية.
- النموذج ليس الخطوة الأولى، ولكن هناك عدة خطوات قبله.
- وفي حالة عدم الالتزام بالإنذار الشفهي سيتم إرسال النموذج إليه.
- بشرط أن يكتب بيانات معينة في النموذج.
أنظر أيضا:
أهمية رسالة إنذار الموظف بسبب الغياب
أهمية استمارة إنذار الموظف بسبب الغياب تكمن في أهمية المؤسسة والشركة. ومتى كان الأمر يؤثر على مصلحة الشركة فلا بد من التنبيه والتحذير منه:
- هناك أنواع عديدة من رسائل التحذير.
- وقد يشمل ذلك إنذارًا بالفصل من المؤسسة بسبب سوء السلوك.
- وقد يكون إنذاراً بسبب الإهمال في العمل، حيث يرسله مدير الشركة للموظف عندما يهمل الموظف في بعض الأعمال وهذا يسبب ضرراً للشركة.
- وأيضا نموذج إنذار للغياب والذي يعتبر بمثابة إنذار من مدير الشركة للموظف بسبب غيابه المتكرر عن العمل دون الرجوع إلى مدير الشركة
أنظر أيضا:
طرق تقديم إشعار غياب الموظف
هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها لمدير الشركة أو الموظف العام الإبلاغ، وذلك بناءً على طبيعة العمل وسياسة الشركة، ومن خلال ما يلي نوضح الطرق الأكثر شيوعاً لتقديم إنذار للموظف، وهي:
تسليم اليد
- وتعتبر هذه الطريقة من أفضل الطرق لضمان وصول التحذير إليه.
- سيتم تسليم الموظف نسخته الورقية إذا تم تسليمها باليد.
- وطبعت نسخة أخرى أيضا.
- يقوم موظف الموارد البشرية المختص بمتابعة الموظفين من خلال إدراجهم في ملف الموظف داخل الشركة.
التسليم عبر البريد الإلكتروني
- سيتم إرسال التحذير عبر البريد الإلكتروني.
- تعتبر واحدة من أكثر الطرق الرسمية.
- يرسل المدير إشعار الغياب ليس فقط إلى الموظف المعني، بل يتم إرساله أيضًا إلى موظف الموارد البشرية أيضًا لإبلاغه بأنه قد تم اتخاذ الإجراء المناسب ضد الموظف الغائب.
- يجب أن تكون لغة الرسالة مهذبة.
- ويجب أيضًا اتباع الأسلوب الرسمي في التحدث.
- تجنب تمامًا اللغة غير المهنية مثل: العامية أو استخدام الرموز التعبيرية الغاضبة أو الضاحكة.
- يجب أن يكون نص الرسالة واضحًا وخاليًا من التشتيت أو الترميز.
- ويفضل أيضًا أن تكون الرسالة قصيرة.
- يجب مراجعة الرسالة للتأكد من الأخطاء الإملائية والمطبعية.
- إذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية، فيجب على المدير تجنب أن تكون جميع الأحرف كبيرة.
التسليم عن طريق البريد العادي
- يتم استخدامه إذا كانت المسافة بين المرسل والمستقبل ليست قريبة.
- يجب أن يكون المرسل على علم بأن عامل الوقت ليس ضروريا.
- لأن الرسالة المرسلة بالبريد التقليدي تستغرق من ثلاثة أيام إلى أسبوع من تاريخ لصق الختم.
إرسال رسالة نصية
- ويتميز بكونه أداة فعالة للاستخدام في العمل.
- طريقة سريعة للتواصل.
- تتم قراءته من الموظف بشكل أسرع من البريد الإلكتروني.
أنظر أيضا:
شروط كتابة نموذج إنذار الموظف بسبب الغياب
هناك مجموعة من المعايير والشروط المهمة لكتابة استمارة إنذار الموظف بسبب الغياب، وهي كما يلي:
- ويجب على المدير أو الجهة المرسلة للرسالة أن تلتزم بإرسال تحية طيبة للموظف المعني.
- الاستمارة مكتوبة باللغة العربية الفصحى، واضحة، وأيضا لائقة ومهذبة.
- ولا يمنع استخدام الأسلوب الحاد والتحذير للإشارة إلى التصرفات السلبية والسلوكيات الخاطئة التي يرتكبها هذا الموظف فيما يتعلق بعمله.
- ويجب أيضًا شرح العقوبات القانونية الرسمية التي قد يتم اتخاذها ضد هذا الموظف رسميًا.
- كما يجب توضيح كافة الأخطاء التي يرتكبها الموظف وخطورتها.
- ويتم توضيح ذلك من خلال كتابة مدة غياب العامل عن أداء واجباته الوظيفية.
- كما يوضح المدة التي يجب عليه خلالها تعديل مساره وسلوكه والانتباه إلى واجبات العمل الملقاة على عاتقه.
- وفي الختام يجب ذكر اسم الجهة التي صدرت منها الرسالة بالإضافة إلى الجميع
- الاسم الكامل للموظف المهمل.
- أيضا اسمها الوظيفي.
- تاريخ إصدار الرسالة.
- بالإضافة إلى مواعيد تنفيذ العقوبات المبينة في الإنذار.
أنظر أيضا:
نصائح لكتابة إشعار غياب الموظف
تتبع الشركات والمؤسسات نظامها الخاص لتوجيه الرسائل للموظفين، وهنا نوضح مجموعة من النصائح المهمة لذلك وهي كما يلي:
- تضع الشركة سياسة مفادها أن الموظف يجب أن يأتي مباشرة إلى الشركة.
- – مراعاة مشاكل الحضور المختلفة مثل الغياب المقرر، والغياب غير المقرر، والتأخير
- كما يجب أن توضح سياسة الحضور كافة الإجراءات التأديبية التي قد تتخذها الشركة في حالة مخالفة الموظف لهذه السياسة.
- كما يجب التأكد من الحصول على توقيع الموظف للموافقة على العمل وفقاً لمتطلباته.
- يتم كتابة رسالة التحذير من قبل المسؤول سواء المدير أو موظف الموارد البشرية.
- ويجب أن يكون الإنذار مكتوباً بطريقة تُعلم الموظف بضرورة الالتزام بسياسة الحضور الخاصة بالشركة.
- مع ضرورة تجنب استخدام اللهجة القاسية والسلطوية في التحذير.
- وذلك لأنه ينعكس سلباً على وصول الموظف للرسالة وقد ينحرف عن هدفه المتمثل في تنبيه الموظف إلى ضرورة الالتزام.
- يجب أن توضح الرسالة جميع المخالفات التي ارتكبها الموظف.
- يجب إرفاق التواريخ والعدد الفعلي للغيابات التي ارتكبها الموظف دون إذن مقبول.
- كما توضح الرسالة كافة التبعات الناتجة عن هذا السلوك والإجراءات التي ستتخذها الشركة بناءً على ما هو معروف لدى الموظف.
- يجب أن تكون الرسالة أيضًا إيجابية في العرض.
- وفي ختام الرسالة يجب إعطاء التوجيه للموظف بالعودة إلى المسار الصحيح في العمل والتواجد دائمًا.
أنظر أيضا:
صيغة إنذار الموظف بسبب الغياب
يتم كتابة نص رسالة التحذير بشكل تفصيلي حسب ظروف وقوانين العمل مع توضيح سبب الرسالة. وغالباً ما تكون الصياغة كما يلي:
وذلك بتاريخ ……/……/…… الموافق ……
من إدارة الشركة ….. إلى السيد الموظف ……… (الاسم الكامل للموظف) في ….. القسم.
تحياتي ثم……
في الآونة الأخيرة ظهر لنا الإهمال الشديد والإهمال في القيام بالواجبات الوظيفية التي تتطلبها قوانين وأحكام الشركة، حيث ظهر ذلك في الانقطاع عن العمل للفترة من ……/……/…… إلى …… /……/…… دون ذكر الأسباب الصريحة. ومن الواضح أن هذا الإهمال يستحق.
وكان لهذا الإهمال دور في تأخير إنجاز المهام الموكلة إليكم، كما أثر سلباً على أداء فريق عمل القسم بأكمله، مما أدى إلى الإضرار بمنظومة العمل بأكملها.
ولهذا السبب فإن إدارة الشركة تصدر تحذيراً شديد اللهجة تحث فيه على التواصل الفوري مع إدارة الشركة لتوضيح أسباب الإهمال بشكل كامل، والسعي لحل المشاكل في أسرع وقت ممكن.
إذا لم يصلنا رد منك خلال الفترة من ……/……/…. إلى ……/……/…… ونحذركم من أن الشركة سوف تقوم بفرض عقوبات قانونية بخصوص هذا الأمر منها الفصل أو الاستقطاع.
أنظر أيضا:
نموذج إنذار الموظف بسبب الغياب وهو أحد النماذج الخاصة المستخدمة في المؤسسات والشركات الحكومية والخاصة ويعتمد على سياسة العمل المحددة في كل شركة، ويتم كتابته بآلية وشكل محدد كما هو موضح أعلاه.