نموذج الحضور والانصراف الشهري. تتكون الشركات والمؤسسات من عدد من الموظفين الذين يعملون معًا من أجل رفع اسم المؤسسة ونجاحها. هناك قوانين ومبادئ تحكم الموظفين داخل هذه المؤسسة، ومن أهم الأمور التي يقوم مسؤول المكان بمتابعة حضورها وانصرافها للموظفين، حيث أن هناك ساعات محددة لساعات عمل الموظفين. اليوم ومن خلال موضوعنا الذي بين أيدينا سنتناول نموذج الحضور والانصراف الشهري الذي تستخدمه بعض المؤسسات والشركات سواء الخاصة أو الحكومية.
أهمية استمارات وصول ومغادرة الموظفين
إن وجود استمارة لتسجيل وقت الحضور والانصراف لكل موظف للمؤسسة التي يعمل بها هي من الأمور التي توليها المراكز جل اهتمامها، وهناك أهمية كبيرة يمتلكها هذا النموذج والتي سنتحدث عنها الآن:
- الأهمية الأولى المتعلقة بنموذج الحضور والانصراف هي معرفة أي مشكلة تتعلق بالحضور داخل الشركة.
- محاولة ضبط أيام غياب المواطنين من خلال تقليلها نتيجة المتابعة المستمرة من قبل المدير.
- وجود نموذج للمغادرة والحضور يساهم في تحسين أداء الموظف.
- يمكن الموافقة بسهولة على طلبات الإجازة في الوقت الذي يناسب ظروف الشركة.
- ومن خلال النموذج يستطيع المدير متابعة العمل عن بعد.
- من خلال اتباع الجدول الزمني، يحدد المدير جداول الإجازات للموظفين بسهولة.
- من الأمور المهمة المتعلقة بجدول الإجازات والحضور معرفة الوقت المناسب لدفع الرواتب داخل المؤسسة.
- كما يمكن للمدير معرفة الموظفين الذين لا يلتزمون بمواعيد العمل الرسمية سواء القادمين أو المغادرين.
- ومن خلال النموذج يمكنك أيضًا معرفة أداء كل موظف.
- ومن الممكن أيضًا استخدام النموذج لمقارنة الوقت الذي يقضيه الموظف داخل المؤسسة مع الإجازات.
أنظر أيضا:
استمارة الحضور والانصراف الشهرية
يتم أخذ عدة أمور بعين الاعتبار عند إنشاء نموذج أوقات الحضور والانصراف الشهرية داخل المؤسسات الحكومية والخاصة، وسنتعرف الآن على أهم المبادئ التي يتم على أساسها إنشاء نموذج الحضور والانصراف:
- يتم احتساب عدد الفصول بناء على عدد الموظفين أو العاملين داخل المؤسسات والمراكز المختلفة.
- بينما يتم حساب عدد الأعمدة على أساس أيام الشهر، يتم إضافة أسماء الموظفين والرقم التسلسلي لكل موظف داخل الشركة على يمين الجدول.
- من الممكن وضع علامة مخصصة لكل من الحضور والغياب، وكذلك تحديد علامة خاصة بالعطلات والعطلات الرسمية.
- ومن خلال معرفتنا بكل هذه الأمور يمكننا تنسيق جدول منظم لحضور وانصراف الموظفين.
- وسنتناول الآن بعض نماذج الحضور والانصراف الشهرية المستخدمة في المؤسسات.
- يمكنك النقر لتنزيل نموذج الحضور والمغادرة الشهري.
أنظر أيضا:
صور نماذج حضور وانصراف الموظفين
تعتمد الشركات والمؤسسات على إصدارات متعددة من نماذج الحضور والإنصراف للموظفين العاملين بها، وسوف نتناول الآن بعض هذه النماذج المختلفة:
وهذا مثال على جدول غياب موظفي الشركة:
هذا هو نموذج بطاقة حضور الموظف:
يتم تضمين بطاقات ساعات العمل في نموذج مثل المرفق أدناه:
طرق تسجيل الحضور والانصراف للعمال والموظفين
تعد ساعات العمل الرسمية داخل أي شركة من أولويات الموظفين التي يجب عليهم الاهتمام بها والالتزام بها داخل المؤسسة التي يعملون بها. وسنقوم الآن من خلال النقاط التي سنذكرها بتوضيح طرق تسجيل حضور وانصراف الموظفين في أي مؤسسة:
- في البداية يعمل الأشخاص المسؤولون عن الحضور والانصراف في أي مؤسسة على تنظيم جداول منظمة تتعلق بهذا الأمر.
- يقوم كل شخص منتسب للمنظمة بتسجيل أوقات الحضور والانصراف في المكان المخصص لذلك.
- كما يعتبر من الضروري داخل المؤسسة توفير دفتر حضور لكل عامل داخل حدود هذه المؤسسة.
- كما يجب توفير موظف متخصص لمراقبة سجل الحضور والانصراف لمنع التلاعب ببيانات السجل من قبل أي شخص.
- يجب على المنظمة توضيح ساعات العمل الرسمية لجميع الموظفين بما في ذلك فترات الراحة.
- كما يجب على مدير المؤسسة إعلام الموظفين بساعات العمل الإضافية وتاريخ الانتهاء منها.
- تعتمد مدة جدول المواعيد، سواء كانت شهرية أو أسبوعية، على العمل الذي تقوم به هذه المؤسسة.
- وتكمن أهمية كشف الغياب للموظفين في معرفة عدد الساعات التي يعملها الموظف شهريا في العمل وكفاءته.
أنظر أيضا:
مهام الموظف المسؤول عن تسجيل الحضور والانصراف
يجب على الإنسان أن يضع مخافة الله نصب عينيه أينما ذهب، ولكن في بعض الحالات تضطر الشركات إلى توظيف أشخاص متخصصين لمراقبة جداول الحضور والانصراف لمنع العبث من قبل أي موظف، وسنوضح المهام التي يقوم بها هذا الموظف:
- يقوم الموظف المعين من قبل المؤسسة لمراقبة الحضور والانصراف بمراجعة البيانات الخاصة بكل ما يتعلق بالموظفين ومواعيد حضورهم وانصرافهم إلى المؤسسة.
- يعمل الموظف على تعديل كافة البيانات التي يتم إدخالها وتصحيح أي أخطاء فيها.
- يتم تسجيل العطلات الرسمية وأي إجازة رسمية يأخذها الموظف العامل في المؤسسة من قبل موظف التسجيل.
- وحتى المهمات التي يقوم بها الموظف يتم تسجيلها عن طريق موظف الحضور والانصراف
- ومن الواجبات المزعومة لموظف الحضور والانصراف أنه يقوم بجمع البيانات الخاصة بكل موظف وإرسالها إلى موظف الأجور ليتم احتساب الراتب الصحيح بناء على عدد الحضور والغياب.
- وأخيراً تعتمد العديد من المؤسسات والشركات نظام البصمة للتحقق من مواعيد حضور وانصراف الموظفين داخلها.
- يساهم هذا النظام في تجنب أي عطل قد يحدث للموظف من خلال تسجيل ومراقبة الحضور والانصراف.
أنظر أيضا:
تصميم نموذج حضور وانصراف الموظف الأسبوعي على برنامج Microsoft Excel
يستخدم برنامج Excel لتصميم الجداول المختلفة. وهو أحد البرامج التابعة لحزمة Microsoft Ritual، ويتميز بسهولة استخدامه من قبل أي شخص. وسنقوم الآن بشرح الخطوات التي يجب إتباعها على برنامج الإكسل لإنشاء جدول الحضور والإنصراف للموظفين الذين يستخدمونه:
- إذا كانت الشركة تنوي استخدام برنامج Excel لتصميم جداول الحضور والانصراف فهذا أمر جيد لأن التعامل معه سهل للغاية.
- لأن بعض الشركات تفضل الاعتماد على برنامج Word كبديل لبرنامج Excel إلا أن التعامل معه صعب إلى حد ما لأنه غير متخصص في الجداول.
- يقوم الشخص المسؤول عن إنشاء الجداول بتصميم جداول لجميع البيانات اللازمة لحضور وانصراف الموظفين في الشركة.
- يتم إنشاء الجدول عن طريق تقسيم الخلايا إلى أيام الأسبوع في الخلايا الأولى أفقيًا.
- ثم تتم إضافة جميع أيام الأسبوع عموديا.
- وفي أعلى الجدول تتم إضافة توقيع الموظف واسم الشركة.
- أما الخلايا المتعلقة بعدد ساعات العمل فهي منظمة من الخلايا العمودية الأولى.
- هذه هي أهم الأقسام التي تعتمدها أي شركة تريد إنشاء جداول لموظفيها مصممة على برنامج الإكسل.
وأخيراً، بعد أن قمنا بتطوير نموذج الحضور والغياب الشهري، وصلنا إلى خاتمة مقالنا لهذا اليوم، وقد قمنا بتوضيح كافة المعلومات المهمة حول انصراف وحضور الموظفين داخل الشركات والمؤسسات.